ขั้นที่ 2

 ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

                นำระบบตรวจเช็คสินค้าใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้และสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า

วัตถุประสงค์

                เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานรวมไปถึงตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐานตรงตามความต้องการ

ขอบเขตของระบบ 

                โครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้าได้มีการจัดขึ้นโดยทีมงานของบริษัท ซึ่งมีการกำหนดขอบเขตของระบบการดำเนินงานต่อไปนี้
                1. เป็นระบบที่ใช้งานได้ง่าย
                2. ระบบจะต้องทำงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำ
                3. เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน
                4 . ระบบจะต้องแบ่งการทำงานแต่ละส่วนอย่างชัดเจนแต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้
                5. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ  Multi-User  ได้

ปัญหาของระบบเดิม 
                1. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไร
                2. เช็คยอดการเบิกจ่ายสินค้าได้ยาก

                3. หากบิลสินค้าไม่ถูกต้อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้

                4. ข้อมูลเกิดความซ้ำซ้อน เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากทำให้เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บ

                 และการตรวจสอบข้อมูล

                5. เสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย
                6. ข้อมูลแต่ละแผนกไม่สารมารถเชื่อมต่อกันได้ ในบางครั้งการทำงานจะต้องมีการอ้างอิง

                   ข้อมูลของต่างแผนก

ความต้องการของระบบใหม่ 
                1. สามารถตรวจสอบสินค้าในคลังได้รวดเร็วและถูกต้อง
                2. ตรวจเช็คการสั่งซื้อ การเบิกจ่ายได้เร็ว
                3. ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้
               4. ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้
                5. สามารถเพิ่มเติม แก้ไขและเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้
            6. สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

                7. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

                 1. บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น
                2. ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน
                3. ลดระยะเวลาในการทำงาน
                4. ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำและไม่ซ้ำซ้อน
                5. การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
                6. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ถูกต้องทำให้การสั่งซื้อและขายสินค้าไม่มีปัญหา
                7. ปรับปรุงระบบให้ตรงกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทได้

แนวทางในการพัฒนา
                ทางบริษัทได้เลือกโครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า เพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงต้องพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัท สามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอน ดังนี้
                1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

                2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

                3. การวิเคราะห์ระบบ

                4. การออกแบบเชิงตรรกะ

                5. การออกแบบเชิงกายภาพ

                6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่  1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

      เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบใหม่เพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร
                 ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัทออโต้คาร์ ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น  ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ
                1. การตรวจเช็คสินค้าในคลัง
                2. การตรวจสอบการเบิกจ่ายสินค้า
                3. การจัดเก็บข้อมูลและการขอดูข้อมูลย้อนหลัง

ขั้นตอนที่  2  การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
                เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน    ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้
                 1. เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน
               2. กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้
                 3. วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่  3  การวิเคราะห์

                1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมดูว่าการทำงานของระบบเดิมมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบตรวจเช็คสินค้า

                2.  การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

                3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่  4  การออกแบบเชิงตรรกะ
                 เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน
 ซึ่งในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนการเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่  5  การออกแบบเชิงกายภาพ
                ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  โปรแกรมสำเร็จรูป  เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่   6   การพัฒนาและติดตั้งระบบ
          ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่  ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
                1. เขียนโปรแกรม
                2. ทดสอบโปรแกรม
                3. ติดตั้งระบบ
                4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

 ขั้นตอนที่   7   การซ่อมบำรุงระบบ

                อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว  เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบงานขาย มีดังต่อไปนี้

                1.ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

                2.ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

                3.ประมาณการใช้งบประมาณ

                4.ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

                ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

                - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

                - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
                1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน20 เครื่อง
                3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 5 เครื่อง

                4. อุปกรณ์ต่อพวง 5 ชุด (ตามความเหมาะสม)

ทรัพยากร	จำนวน
บุคลากรคอมพิวเตอร์ที่มีความรู้ในการเขียนโปรแกรม
นักวิเคราะห์และออกแบบ	1คน
โปรแกรมเมอร์	1-2คน
อุปกรณ์คอมพิวเตอร์
เครื่องแม่เครือข่าย Server	1เครื่อง
เครื่องลูกข่าย	20 เคริ้อง
เครื่องพิมพ์	5เครื่อง
อุปกรณ์ต่อพ่วง	5 ชุด ตามความเหมาะสม

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1. ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

                นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                     150,000  บาท

2. พนักงาน

                ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                                    1,000  บาท

                วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                              1,000  บาท

3. จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:

                เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                                  50,000  บาท     

                อื่นๆ                                                                                             10,000  บาท 
4. ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

                ค่าบำรุงระบบ                                                                               25,000  บาท
                จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                 2,000  บาท

                รวม                                                                                              239,000  บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

               ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบตรวจเช็คสินค้า ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 5 เดือน นับตั้งแต่

 เดือน เมษายน – สิงหาคม 2555 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด 

ระยะเวลาดำเนินงาน 

- เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์
                - จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวันไม่รวมช่วงพักเที่ยง
                - หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์ จะได้รับ OT เพิ่ม

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
                 จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า อาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัทพนักงาน และอาจจะส่งผลถึงความพึงพอใจของลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในด้านการบริการและระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้

1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค 
                ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Hardware และ Software ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่

- โปรแกรม Microsoft Office 2010

- โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานคลังสินค้า

2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน  
                ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้

3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา 
                ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 3 เดือน  ตั้งแต่เดือน เมษายน – เดือนมิถุนายน 2555 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท