ขั้นที่ 3

ขั้นตอนที่ 3
การกำหนดความต้องการของระบบ

การกำหนดความต้องการของระบบ

                เมื่อโครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้าได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

1. ออกแบบสอบถาม

                บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ “ผู้จัดการแผนกคลังสินค้า”, “ผู้จัดการแผนกขาย”และ ”ผู้จัดการแผนกบัญชี” การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนกมากนักสามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล เหตุผลที่เลือกสอบถามผู้จัดการทั้ง 3 แผนกนี้ เนื่องจาก 3 แผนกนี้มีความเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้าอย่างมาก

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้ 
                จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
                1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม
                2. ความต้องการในระบบใหม่

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม 
                ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LANประกอบด้วย
               1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2008
                1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 20 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7 และซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2010
                - แผนกการขาย ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel ในการคำนวณ
ยอดขายสินค้าของแต่ละวัน
                - แผนกบัญชี ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี Accpac  และใช้Microsoft Excel สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า
                - แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบตรวจเช็คสินค้า
                - แผนกซ่อมบำรุง ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel  ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ซ่อมบำรุง

 1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 3 เครื่อง

2. ความต้องการของระบบใหม่       
                1. สามารถตรวจสอบสินค้าได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ
                2. ระบบสามารถประเมินยอดของสินค้าได้ว่าต้องสั่งซื้อสินค้าเพิ่มเท่าใด อะไรบ้าง โดยดูจากจำนวนสินค้าคงเหลือในคลัง
                3. ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน
                4. สามารถค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วและน่าเชื่อถือ

3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่
                 จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ ดังต่อไปนี้
                1. สามารถตรวจสอบสินค้าในคลังได้รวดเร็วและถูกต้อง

                2. ตรวจเช็คการสั่งซื้อ การเบิกจ่ายได้เร็ว

                3. ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

               4. ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้

                5. สามารถเพิ่มเติม แก้ไขและเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

                6. สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

                7. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย

                เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ระบบ ดังนี้

1. ระบบตรวจเช็คสินค้า        

               เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสินค้ารวมทั้งการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลังสินค้าว่าสินค้าประเภทไหนเหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่จะได้ทำการสั่งซื้อสินค้าเหล่านั้นมาเก็บไว้ในคลังสินค้าเพื่อไม่ให้เกิดการขาดแคลน

2. ระบบจัดเก็บข้อมูล

                เป็นระบบที่เพิ่มพื้นในการจัดเก็บข้อมูลได้มากขึ้นไม่ซับซ้อนและค้นหาตรวจสอบข้อมูลได้รวดเร็วทำให้ข้อมูลไม่สูญหายและยังประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บช่วยลดระยะเวลาค้นหาลง

3. ระบบการขายและการจองสินค้า

                เป็นระบบที่ช่วยเสริมสร้างความเชื่อมั่นและกระตุ้นการตลาดทำให้เกิดความรวดเร็วในการขาย ลูกค้าสามารถดูสินค้า,สั่งสินค้าได้สะดวกและง่ายขึ้น